Hai sentito parlare del canale reclami? Sai qual è il canale di segnalazione obbligatorio e chi lo gestisce? Questa è una gestione di cui devi tenere conto se possiedi un’azienda.
Ma cos'è? Come dovrebbe essere formato? Chi dovrebbe gestirlo ed esserne responsabile? Tutto questo è ciò di cui ti parleremo di seguito.
Qual è il canale di segnalazione obbligatorio?
Partiamo dalla prima cosa, e cioè capire a cosa ci riferiamo con il canale di segnalazione obbligatoria. In realtà, È uno strumento che ogni azienda deve avere affinché sia i lavoratori, sia i clienti, che i fornitori, i distributori... possano informare l'azienda, sempre in modo confidenziale, di ciò che non gli piace del modo in cui viene fatto.
Ad esempio, immagina di lavorare nella redazione di un giornale. E che il trattamento riservato ai padroni è a dir poco offensivo. Potresti utilizzare il canale di segnalazione che deve essere abilitato per commentare questo problema, in modo confidenziale, per cercare di risolverlo.
Tutto ciò che riguarda il canale dei reclami è disciplinato dall'art Legge 2/2023, comunemente chiamata Whistleblowing Channel Law.
Ora, è possibile che tu pensi che segnalare una cosa del genere significhi entrare in cattivi rapporti con l'azienda e che potrebbero licenziarti in un batter d'occhio. Ed è vero, o forse no? Proseguiamo spiegando cos'è il canale di segnalazione obbligatorio e chi lo gestisce.
Chi gestisce il canale di segnalazione obbligatoria
Sai già cos'è il canale dei reclami e quanto è obbligatorio. Ma chi è la persona che lo gestisce? È l'azienda stessa? Un lavoratore dell'azienda? Che garanzia c'è che ciò che viene effettivamente detto o riportato su quel canale sia confidenziale e che gli alti funzionari non lo scopriranno mettendo a repentaglio il lavoro?
Ebbene, secondo la legge sul canale dei reclami di cui abbiamo parlato prima, che regola tutto ciò che riguarda questo strumento, la persona che deve essere responsabile di questo canale è il responsabile del sistema informativo interno. In altre parole, una persona, squadra o organo collegiale designato all'interno dell'azienda. Si tratterà cioè di una persona che sarà in azienda e che risponderà a tutti i reclami che potranno essere avanzati. Ovviamente sei responsabile di mantenere la riservatezza e di non dire chi ha denunciato chi.
Naturalmente, c'è un serie di requisiti che devono essere soddisfatti:
- Essere indipendenti dagli organi di gestione.
- Essere autonomi.
- Disporre di risorse umane e materiali per svolgere le proprie funzioni.
- Possedere una conoscenza sufficiente della normativa del canale di segnalazione delle irregolarità.
- Avere conoscenze giuridiche.
- Essere in grado di analizzare e prendere decisioni.
- Essere in grado di comunicare e mantenere la riservatezza e il dovere di segretezza.
Perché è obbligatorio?
Si fa sempre riferimento al canale di segnalazione obbligatorio, ma perché? La normativa impone a tutte le aziende con più di 50 dipendenti di rendere disponibile questo canale di reclamo a clienti, lavoratori, fornitori e altri agenti che interagiscono con l'azienda.
Ed è richiesto dalla legge. COSÌ, Se la tua azienda non ce l’ha e ha più di 50 persone che lavorano, dovrebbe esistere.
Oltre al fatto che questo canale di segnalazione obbligatorio esiste, deve soddisfare determinati requisiti legali. E non basta istituirlo e basta, è necessario che rispetti:
- Leggi sulla protezione dei dati e sulla privacy. Cioè, tutte le informazioni che ricevi sono sempre gestite in modo confidenziale e adeguatamente protette dal Regolamento generale sulla protezione dei dati.
- Anonimato. Perché chi segnala o segnala il caso attraverso il canale di segnalazione deve restare sempre anonimo.
- Copertura multimediale. In modo che le persone possano denunciare in diversi modi, dal telefono, di persona, sui media online... Cioè, se non vuoi, non sei obbligato a presentare fisicamente la denuncia, ma puoi farlo tramite una chiamata , un'email...
- Archiviare in modo sicuro per effettuare la tracciabilità e quindi filtrare le false segnalazioni.
Violazioni che possono essere denunciate
Nel canale di segnalazione obbligatoria sono presenti una serie di violazioni o reclami che possono essere trattati attraverso questo canale. In generale, questo canale può servire qualsiasi situazione che violi il codice etico. Nello specifico alcune di queste violazioni sono:
- Violenza sul posto di lavoro: molestie sul posto di lavoro, molestie sessuali, discriminazioni...
- Violenza etica: conflitti di interessi, comportamenti non etici, decisioni che danneggiano l'azienda o le parti...
- Sicurezza e salute sul lavoro: mancato rispetto delle norme di sicurezza.
- Violazione delle clausole contrattuali: lavorare più ore di quelle previste, essere pagati di meno, svolgere più compiti di quelli previsti dal contratto, ecc. In altre parole: abusi sul posto di lavoro.
- Frode finanziaria.
In ogni caso, sebbene queste siano le infrazioni più comuni che vengono riportate come esempio per il canale segnalante, esistono molte altre situazioni in cui il canale può intervenire in merito.
Vantaggi del canale di segnalazione
Infine, anche se potresti averlo capito, ci sono molti vantaggi nell’avere il canale di segnalazione obbligatorio nelle aziende. Tra loro:
Protezione e sicurezza. Da lavoratori, clienti, fornitori, distributori e altri agenti che partecipano a un rapporto con l'azienda. Inoltre, il fatto che sia mantenuto l'anonimato e che chi segnala sia protetto fa sì che il suo lavoro o il rapporto che ha con altri colleghi o capi non sia messo a repentaglio. Naturalmente, ciò dipenderà dalla discrezione di quella persona nei confronti degli altri.
- Feedback per l'azienda. Perché permette all'azienda di sapere cosa deve essere migliorato o cosa rappresenta una minaccia per il proprio marchio personale o per i propri dipendenti.
- Serve a trattenere i talenti. Perché aiuta i lavoratori a sentirsi più motivati nel vedere che l’azienda si preoccupa che l’ambiente di lavoro sia il migliore possibile.
Ora che sai cos'è il canale di segnalazione obbligatorio e chi lo gestisce, ne vedi l'utilizzo o pensi che sia un altro modo di chiamare una delle funzioni che veniva svolta dalla funzione Risorse Umane? Ti leggiamo nei commenti.